Versie: 11 september 2026

LunaMed hecht grote waarde aan de bescherming van persoonsgegevens. In deze privacyverklaring leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verwerken, waarom wij dat doen, met wie gegevens kunnen worden gedeeld, hoe lang wij gegevens bewaren en welke rechten u heeft.

Deze privacyverklaring is van toepassing op het gebruik van de website van LunaMed, het LunaMed-leerplatform, online modules, groepslicenties (de aanschaf van meer dan één licentie tegelijk), de kennisbank, AI-functionaliteiten, trainingen, Live Q&A, casusbeoordeling en andere diensten, en op de contact-, offerte- en andere formulieren van LunaMed.

Artikel 1 – Wie is verantwoordelijk voor uw persoonsgegevens?

LunaMed is een handelsnaam van Medisch Advies Loket B.V., gevestigd aan Redactiestraat 11, 1321 NL Almere, Nederland, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 34309010.

U kunt LunaMed bereiken via info@lunamed.nl.

Medisch Advies Loket B.V. is in beginsel de verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die in het kader van LunaMed worden verwerkt.

Wanneer een organisatie groepslicenties aanschaft, kan die organisatie daarnaast zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke zijn voor persoonsgegevens die zij aan LunaMed verstrekt, bijvoorbeeld gegevens van medewerkers die als deelnemer worden toegevoegd.

Artikel 2 – Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Welke gegevens wij verwerken, hangt af van de manier waarop u LunaMed gebruikt.

Account- en identificatiegegevens

• naam
• e-mailadres
• gebruikersnaam
• organisatie of werkgever, indien relevant
• functie of beroepsgroep, indien relevant
• accountgegevens en accountstatus
• informatie over een groepslicentie of groepsbeheerder

Bestel-, betaal- en factuurgegevens

• naam en contactgegevens
• factuuradres
• bedrijfsnaam
• btw-gegevens indien van toepassing
• bestelde module, licentie of dienst
• ordernummer, prijs en betalingsstatus
• factuur- en transactiedata

Gegevens over deelname en leeractiviteiten

• modules waarvoor u bent ingeschreven
• start- en voltooiingsdata
• voortgang
• quizresultaten en andere leerresultaten
• behaalde certificaten
• gegevens die noodzakelijk zijn voor accreditatie
• deelname aan Live Q&A, incompanytrainingen of andere onderwijsactiviteiten
• door u ingediende opdrachten en feedback daarop

Technische gegevens

• IP-adres
• datum en tijdstip
• browser- en apparaatgegevens
• bezochte pagina’s
• inlog- en beveiligingsinformatie
• foutmeldingen en technische loggegevens
• cookie- en toestemmingsinformatie

Uw IP-adres kan kortstondig voorkomen in technische beveiligings- en serverlogs. Voor de registratie van het gebruik van uw account, beschreven in artikel 3, slaan wij het IP-adres zelf niet op.

Wanneer een externe betaaldienstverlener de betaling verwerkt, ontvangt LunaMed in beginsel niet de volledige betaalkaart- of bankgegevens; die worden uitsluitend door de betaaldienstverlener verwerkt.

Artikel 3 – Gegevens over het gebruik van uw account

Een LunaMed-account is persoonlijk en bedoeld voor één deelnemer. Om te voorkomen dat accounts worden gedeeld en om uw studieactiviteit te kunnen volgen, leggen wij een beperkt aantal gegevens vast over de manier waarop u uw account gebruikt.

Bij het inloggen. Elke keer dat u inlogt bewaren wij het tijdstip, het besturingssysteem en de browser waarmee u inlogt, en een onomkeerbare code die het netwerk aanduidt waarvandaan u verbinding maakt. Uw IP-adres zelf slaan wij hierbij niet op: het wordt eerst teruggebracht tot het netwerk en daarna omgezet in een code die niet naar het adres kan worden herleid. Die code gebruiken wij uitsluitend om te tellen vanaf hoeveel verschillende plekken uw account wordt gebruikt. Wij bewaren hoogstens uw laatste 30 aanmeldingen, en niets ouder dan 180 dagen.

Het aantal plekken waarvandaan u inlogt. Om het delen van accounts tegen te gaan kunnen wij begrenzen vanaf hoeveel verschillende netwerken één account binnen een bepaalde periode mag worden gebruikt. Daarvoor bewaren wij per netwerk alleen die onomkeerbare code en het moment waarop u er voor het laatst vandaan inlogde. Gebruikt u een netwerk een tijd niet, dan verdwijnt het vanzelf uit die lijst.

Uw bezoeken aan de leeromgeving. Als u bent ingelogd houden wij bij wanneer u de leeromgeving gebruikt: het begin en het einde van een bezoek, en het aantal pagina’s dat u daarbinnen bekijkt. Wélke pagina’s dat zijn, leggen wij niet vast; wij bewaren dus geen overzicht van wat u heeft bekeken. Wij bewaren hoogstens uw laatste 60 bezoeken, en niets ouder dan 90 dagen.

Uw voortgang. Daarnaast registreert de leeromgeving welke modules u heeft geopend, wanneer u ze heeft afgerond en hoe uw toetsen zijn gemaakt. Die gegevens hebben wij nodig om uw certificaat en uw accreditatiepunten te kunnen verstrekken.

Waarom wij dit doen. Voor uw voortgang, uw certificaat en uw accreditatiepunten is de grondslag de uitvoering van de overeenkomst die u met ons heeft. Voor de gegevens waarmee wij het delen van accounts tegengaan is de grondslag ons gerechtvaardigd belang: een account is persoonlijk, en delen raakt zowel de waarde van onze trainingen als de betrouwbaarheid van de accreditatie, die immers op naam staat.

Wat wij er niet mee doen. Deze gegevens gaan niet naar externe partijen en worden niet gebruikt voor advertenties of profilering. Ze staan los van de anonieme bezoekersstatistieken van onze website, waarvoor u apart toestemming geeft via de cookiemelding. Alleen medewerkers van LunaMed die accounts beheren, kunnen ze inzien.

Uw rechten. U kunt altijd opvragen welke van deze gegevens wij van u hebben en vragen om ze te laten verwijderen. Tegen de verwerking op grond van ons gerechtvaardigd belang kunt u bovendien bezwaar maken; wij beoordelen dan opnieuw of ons belang in uw situatie zwaarder weegt. Stuur daarvoor een bericht aan info@lunamed.nl. Houd er rekening mee dat het verwijderen van voortgangsgegevens gevolgen heeft voor uw certificaat en uw accreditatiepunten.

Artikel 4 – Groepslicenties en gegevens van werknemers

Een organisatie kan meerdere leerplekken voor haar medewerkers aanschaffen. Een groepsbeheerder kan, afhankelijk van de technische inrichting en de gemaakte afspraken, gegevens zien die noodzakelijk zijn voor het beheer van de licenties.

Dit kan bijvoorbeeld gaan om de naam van een deelnemer, toegewezen module, activatiestatus en voltooiingsstatus, voor zover deze gegevens vooraf duidelijk zijn gemaakt en noodzakelijk zijn voor het overeengekomen doel.

LunaMed verstrekt geen inhoud van privécommunicatie met een AI-assistent, persoonlijke casusuitwerkingen of andere vertrouwelijke inhoudelijke deelnemerscommunicatie aan een werkgever of groepsbeheerder, tenzij daarvoor een afzonderlijke geldige grondslag bestaat en de deelnemer daar vooraf duidelijk over is geïnformeerd.

Een organisatie die persoonsgegevens van medewerkers aan LunaMed verstrekt, is zelf verantwoordelijk voor een rechtmatige verstrekking van deze gegevens.

Artikel 5 – Contact, offertes en klantenservice

Wanneer u contact met ons opneemt, een offerte aanvraagt of gebruikmaakt van onze klantenservice, kunnen wij onder meer uw naam, organisatie, e-mailadres, telefoonnummer indien verstrekt, onderwerp van de aanvraag, gewenste module of dienst, gewenst aantal deelnemers, gewenste periode en de inhoud van correspondentie verwerken.

Wij gebruiken deze gegevens om uw aanvraag te behandelen, vragen te beantwoorden, een offerte op te stellen en afspraken met u uit te voeren.

Een telefoonnummer dat voor een offerte, bestelling of klantenservice wordt verstrekt, wordt niet automatisch gebruikt voor telefonische marketing.

Artikel 6 – Casusbeoordeling en praktijkvragen

LunaMed kan bij bepaalde modules casusbeoordeling, persoonlijke feedback of andere praktijkgerichte onderwijsactiviteiten aanbieden.

LunaMed is een onderwijsplatform. Het is niet de bedoeling dat deelnemers via het leerplatform persoonsgegevens uit medische, arbodienst-, werkgevers-, verzekerings- of cliëntdossiers delen.

Wanneer u een praktijksituatie of casus gebruikt, moet deze vóór verzending zodanig worden geanonimiseerd dat de gegevens redelijkerwijs niet herleid kunnen worden tot de betrokken persoon.

Alleen een naam vervangen door initialen is niet altijd voldoende om gegevens daadwerkelijk te anonimiseren.

Wanneer LunaMed constateert dat zonder noodzaak herleidbare medische of andere bijzondere persoonsgegevens zijn verstrekt, kan LunaMed deze informatie verwijderen, afschermen of de indiener verzoeken een geanonimiseerde versie te verstrekken.

Voer bij een casus onder meer geen gegevens in zoals:

• naam of herleidbare initialen
• BSN
• e-mailadres of telefoonnummer
• adres
• patiënt-, dossier- of werknemersnummer
• exacte geboortedatum
• namen van behandelaars of andere direct betrokken personen indien herleidbaar
• unieke werkgevers- of locatiegegevens indien daarmee de persoon kan worden geïdentificeerd
• andere combinaties van gegevens waarmee een persoon redelijkerwijs herkenbaar wordt

Artikel 7 – AI-ondersteund leren

LunaMed kan binnen het leerplatform kunstmatige intelligentie gebruiken om het leerproces te ondersteunen, bijvoorbeeld via een AI-assistent die uitleg geeft over leerstof, vragen over een module beantwoordt, helpt bij reflectie of aanvullende oefenvragen stelt.

Wanneer u rechtstreeks met een AI-systeem communiceert, maken wij duidelijk dat u met kunstmatige intelligentie communiceert en niet met een menselijke docent.

Afhankelijk van de gebruikte functionaliteit kunnen wij hierbij uw invoer of vragen, antwoorden van de AI, tijdstip en technische metadata, feedback en gegevens die noodzakelijk zijn voor beveiliging en misbruikpreventie verwerken.

Gebruik de AI-assistent niet voor het invoeren van herleidbare gegevens over patiënten, cliënten, werknemers, collega’s of andere derden. Voer evenmin medische dossiers, BSN’s of andere bijzondere of vertrouwelijke persoonsgegevens in.

De AI-functionaliteiten zijn bedoeld als leerondersteuning. LunaMed gebruikt de AI-assistent niet voor uitsluitend geautomatiseerde besluitvorming die voor de deelnemer juridische gevolgen heeft of hem of haar anderszins in aanmerkelijke mate treft.

AI-antwoorden kunnen onjuist, onvolledig of verouderd zijn. De gebruiker blijft verantwoordelijk voor professionele beoordeling en voor verificatie aan de hand van toepasselijke wet- en regelgeving, professionele richtlijnen en betrouwbare bronnen.

Artikel 8 – Nieuwsbrief en commerciële communicatie

Wanneer u zich vrijwillig inschrijft voor een nieuwsbrief, kunnen wij uw naam, e-mailadres en inschrijfgegevens verwerken.

Wanneer toestemming de grondslag is, kunt u die toestemming op ieder moment intrekken, bijvoorbeeld via de afmeldlink in het bericht.

Afmelding heeft geen gevolgen voor de rechtmatigheid van berichten die vóór de intrekking zijn verzonden.

Wij verkopen uw contactgegevens niet aan derden voor hun eigen marketingdoeleinden.

Artikel 9 – Reviews en evaluaties

LunaMed kan deelnemers vragen om een module of dienst te beoordelen.

Wij kunnen hierbij de beoordeling, inhoud van de review, naam of weergavenaam, module waarop de review betrekking heeft, datum en verificatiegegevens verwerken waarmee kan worden vastgesteld dat de beoordelaar daadwerkelijk deelnemer of klant is.

Wanneer wij een review met uw volledige naam of andere herkenbare persoonsgegevens openbaar willen publiceren, zorgen wij voor een passende grondslag en informeren wij u over de wijze van publicatie.

Interne evaluaties kunnen daarnaast worden gebruikt om de kwaliteit van modules en dienstverlening te verbeteren.

Artikel 10 – Waarom mogen wij persoonsgegevens verwerken?

LunaMed verwerkt persoonsgegevens uitsluitend wanneer daarvoor een geldige grondslag bestaat. Afhankelijk van de verwerking kan dit zijn:

• Uitvoering van een overeenkomst – bijvoorbeeld voor een bestelling, account, toegang tot een module, voortgang, certificaat of training.
• Voorbereiding van een overeenkomst – bijvoorbeeld wanneer u een offerte aanvraagt.
• Wettelijke verplichting – bijvoorbeeld voor financiële administratie, belastingverplichtingen of verplichte verstrekking aan een bevoegde instantie.
• Gerechtvaardigd belang – bijvoorbeeld voor noodzakelijke beveiliging, het tegengaan van accountdelen, fraudepreventie, verdediging van rechtsvorderingen en bepaalde vormen van kwaliteitsverbetering, na belangenafweging.
• Toestemming – bijvoorbeeld voor bepaalde marketingcommunicatie, niet-noodzakelijke cookies of andere verwerkingen waarvoor toestemming wettelijk vereist is.

Wanneer toestemming de grondslag is, kunt u die toestemming op ieder moment intrekken.

Artikel 11 – Met wie delen wij gegevens?

LunaMed verstrekt persoonsgegevens alleen wanneer dit noodzakelijk is voor onze dienstverlening, wanneer wij daarvoor een geldige grondslag hebben of wanneer wij daartoe wettelijk verplicht zijn.

Wij kunnen dienstverleners inschakelen op het gebied van websitehosting en infrastructuur, leerplatformsoftware, videohosting en content delivery, betalingsverwerking, e-mail en transactionele communicatie, nieuwsbrieven, klantenservice, AI-diensten, analytics en cookiemanagement, beveiliging, back-ups en boekhouding.

Wanneer een leverancier persoonsgegevens uitsluitend in onze opdracht verwerkt, sluiten wij waar vereist een verwerkersovereenkomst en maken wij afspraken over beveiliging, vertrouwelijkheid, verwijdering en subverwerkers.

Daarnaast kunnen gegevens, wanneer dit noodzakelijk en rechtmatig is, worden verstrekt aan accreditatie- of beroepsregisters, accountants, juridisch adviseurs en bevoegde overheidsinstanties.

Wij verkopen persoonsgegevens niet.

Artikel 12 – Verwerking buiten de Europese Economische Ruimte

Sommige leveranciers kunnen persoonsgegevens verwerken vanuit landen buiten de Europese Economische Ruimte (EER).

Wanneer persoonsgegevens buiten de EER worden doorgegeven, doet LunaMed dit alleen wanneer daarvoor een geldige doorgiftegrondslag bestaat, bijvoorbeeld een adequaatheidsbesluit, goedgekeurde standaardcontractbepalingen of een andere wettelijk toegestane waarborg.

Waar nodig beoordelen wij aanvullende risico’s en nemen wij passende technische en organisatorische maatregelen.

Artikel 13 – Hoe lang bewaren wij persoonsgegevens?

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor zij zijn verzameld, tenzij een wettelijke bewaarplicht of gerechtvaardigd belang een langere bewaartermijn vereist. Als uitgangspunt hanteert LunaMed:

• Financiële administratie en facturen: in beginsel minimaal 7 jaar voor gegevens die onder de fiscale bewaarplicht vallen.
• Account- en leergegevens: gedurende het gebruik van het account en daarna zolang dit redelijkerwijs noodzakelijk is voor dienstverlening, bewijs van deelname, certificaten, klachten en accreditatie. Niet langer noodzakelijke gegevens worden verwijderd of geanonimiseerd.
• Gegevens over accountgebruik: hoogstens de laatste 30 aanmeldingen en de laatste 60 bezoeken, en niets ouder dan respectievelijk 180 en 90 dagen, zoals beschreven in artikel 3.
• Accreditatie- en certificaatgegevens: zolang dit noodzakelijk is voor het aantonen van deelname, nakoming van accreditatieverplichtingen of beantwoording van verzoeken over eerder behaalde certificaten.
• Contact- en klantenservicegegevens: in beginsel niet langer dan 2 jaar na afhandeling, tenzij de correspondentie onderdeel is van een overeenkomst, geschil of administratie waarvoor een langere termijn geldt.
• Niet-geaccepteerde offertes: in beginsel maximaal 1 jaar na het laatste contact, tenzij een langere bewaartermijn noodzakelijk is of u opnieuw contact met ons opneemt.
• Nieuwsbriefgegevens: totdat u zich afmeldt. Een beperkte suppressieregistratie kan daarna worden bewaard om te voorkomen dat u opnieuw wordt aangeschreven.
• Beveiligings- en technische logs: niet langer dan noodzakelijk voor beveiliging en foutanalyse, tenzij gegevens in verband met een beveiligingsincident, fraudeonderzoek of juridische procedure langer noodzakelijk zijn.
• Cookies: volgens de bewaartermijnen die worden vermeld in de cookie-informatie of cookie-instellingen.

Wanneer gegevens voor verschillende doeleinden worden gebruikt, kan voor onderdelen van hetzelfde dossier een verschillende bewaartermijn gelden.

Artikel 14 – Cookies en vergelijkbare technieken

LunaMed kan cookies en vergelijkbare technieken gebruiken.

Cookies die strikt noodzakelijk zijn voor de werking, beveiliging of een door de gebruiker gevraagde functie kunnen zonder voorafgaande toestemming worden geplaatst voor zover de wet dit toestaat.

Voor cookies en andere technieken waarvoor toestemming vereist is, vragen wij vooraf toestemming.

Via de cookie-instellingen kunt u uw voorkeuren beheren en eerder gegeven toestemming intrekken.

Meer informatie over de daadwerkelijk gebruikte cookies, leveranciers, doeleinden en bewaartermijnen wordt verstrekt via de cookie-informatie op de website.

Artikel 15 – Hoe beveiligen wij persoonsgegevens?

LunaMed neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, onbevoegde toegang, ongeoorloofde wijziging, openbaarmaking of ander onrechtmatig gebruik.

Afhankelijk van het risico kunnen deze maatregelen onder meer bestaan uit toegangsbeveiliging, sterke authenticatie, versleutelde verbindingen, beperkte gebruikersrechten, logging, software-updates, back-ups, beveiliging van beheerdersaccounts en afspraken met leveranciers.

Geen enkel online systeem kan absolute veiligheid garanderen. Wanneer zich een beveiligingsincident voordoet, handelt LunaMed overeenkomstig de toepasselijke wettelijke verplichtingen.

Artikel 16 – Uw privacyrechten

U heeft, afhankelijk van de omstandigheden, het recht op inzage, correctie, verwijdering, beperking van verwerking, bezwaar, gegevensoverdraagbaarheid en het intrekken van toestemming.

U kunt een verzoek sturen naar info@lunamed.nl.

Wij kunnen aanvullende informatie vragen wanneer dit noodzakelijk is om uw identiteit vast te stellen en te voorkomen dat persoonsgegevens aan een onbevoegde persoon worden verstrekt.

Wij reageren in beginsel binnen één maand op een privacyverzoek. Wanneer de AVG een verlenging toestaat, informeren wij u daarover.

Sommige gegevens kunnen wij niet direct verwijderen, bijvoorbeeld wanneer wij deze op grond van een wettelijke bewaarplicht moeten bewaren.

Artikel 17 – Klacht bij de Autoriteit Persoonsgegevens

Heeft u een klacht over de manier waarop LunaMed met uw persoonsgegevens omgaat? Neem dan bij voorkeur eerst contact met ons op, zodat wij uw klacht kunnen onderzoeken.

U behoudt altijd het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, de Nederlandse toezichthouder op de bescherming van persoonsgegevens.

Artikel 18 – Minderjarigen

De diensten van LunaMed zijn primair gericht op professionals en organisaties en niet specifiek op kinderen.

Wanneer een dienst in de toekomst specifiek aan minderjarigen wordt aangeboden, beoordeelt LunaMed vooraf welke aanvullende privacy- en toestemmingsregels van toepassing zijn.

Artikel 19 – Wijzigingen

LunaMed kan deze privacyverklaring aanpassen wanneer onze dienstverlening, gebruikte technologie of wet- en regelgeving verandert.

De meest actuele versie wordt op de website gepubliceerd met vermelding van de wijzigingsdatum.

Wanneer een wijziging wezenlijke gevolgen heeft voor de manier waarop reeds verzamelde persoonsgegevens worden gebruikt, informeren wij betrokkenen daarover wanneer dit op grond van de wet vereist is.

Artikel 20 – Contact

Vragen over deze privacyverklaring of over de verwerking van persoonsgegevens kunnen worden gestuurd aan LunaMed / Medisch Advies Loket B.V., Redactiestraat 11, 1321 NL Almere, via info@lunamed.nl.

Laatste wijziging: 11 september 2026